Vanaf de eerste week van maart 2020 was er een corona taakteam met een brede samenstelling beschikbaar. Het team nam besluiten over de benodigde maatregelen op individueel, team- en organisatieniveau. In de beginperiode kwam dit taakteam meerdere keren per week bijeen, eerst fysiek en al snel digitaal. Er was in die periode voor medewerkers een mailbox beschikbaar voor vragen over de zorg en ondersteuning.
De activiteiten van het taakteam waren en zijn er nog steeds op gericht om besmettingen te voorkomen en om te bepalen wat er dient te gebeuren als er toch een besmetting is. De continuïteit van zorg is van groot belang. Naast handleidingen en posters, zijn er faseplannen opgesteld.
Tijdens de eerste golf zijn quarantaine- en cohortlocaties ingericht. Deze noodopvang werd geboden op de locaties Activiteitencentrum Oosterschelde, de Onderneming en Brugzicht Er is enkele malen gebruik van gemaakt door cliënten met vaste begeleiders. Het taakteam had een coördinerende taak in het geheel.
Het intranetsysteem Mijn Gors is gebruikt voor alle interne communicatie voor de medewerkers. Hiervoor is aangehaakt bij het bestaande kwaliteitshandboek en de documentenmonitor. Via de mail, de post en de externe website zijn cliënten en hun eerste contactpersoon geïnformeerd over maatregelen.
Ingrijpend
De preventieve maatregelen waren ingrijpend. We hebben weliswaar met een aantal besmettingen te maken gekregen, maar in verhouding tot andere instellingen is dat in omvang meegevallen. Toch waren de gevolgen aanzienlijk voor cliënten en hun netwerk en voor medewerkers. Er zijn geen overlijdens ten gevolge van corona geweest.
Voor Dagbesteding Werken en Leren (DWL) is het aanbod ingrijpend beïnvloed. In de beginperiode waren de dagbestedingslocaties gesloten en was er een alternatief aanbod op de woonlocatie. Voor de woonlocaties betekende dit dat de cliënten in die eerste periode de volle tijd aanwezig waren en dat de dagbesteding op de locatie werd geregeld. De begeleiders van de dagbesteding werden ingezet op woonlocaties.
Daarna volgde een terugkeer naar de dagbestedingslocaties met preventieve maatregelen, zoals afstand houden en mondkapjes. Op die locaties werden, als dat mogelijk was, afzonderlijke “bubbels” gemaakt zodat de aantallen contacten werden beperkt.
De thuisbegeleiding is, waar dat mogelijk was, omgezet naar minder fysiek contact. Bellen of beeldbellen was aanvullend of werd als alternatief ingezet. Voor thuisbegeleidingscliënten werd een aantal iPads ter beschikking gesteld. Het aanbod voor vrije tijd is een tijdje stilgelegd en daarna in aangepaste vorm weer opgestart. De inzet van vrijwilligers was in de eerste periode beperkt.
De ondersteunende diensten hebben hun dienstverlening afgestemd op de situatie. Zo zijn de medewerkers van de facilitaire dienst intensief bezig geweest om zorg te dragen voor beschermingsmiddelen.
Veel collega’s met een ondersteunende functie hebben vooral thuis gewerkt. Ook dat vroeg om aanpassingsvermogen. Voor sommigen veranderde het takenpakket als gevolg van de coronamaatregelen, bijvoorbeeld de bezoeken op een locatie plannen, was een nieuwe taak. Voor een aantal van hen had het geïsoleerde werken een verzwarende invloed.
Het ziekteverzuim was hoger dan daarvoor en we hebben een noodplan gemaakt voor de personele bezetting om in elk geval de basiszorg te kunnen blijven verlenen.
De situatie heeft invloed gehad op het welzijn van cliënten. Voor velen was het moeilijk om te gaan met de veranderingen en waren de beperkingen moeilijk vol te houden. Dat was zeker het geval op de locaties waar sprake was van een besmetting en van quarantainemaatregelen. Dit heeft extra aandacht en inzet van de begeleiders gevraagd. Vanuit expertise en behandeling en de geestelijk verzorgers is aandacht geweest voor bijvoorbeeld angst en eenzaamheid. Om het netwerk te betrekken bij de cliënt werd er veel actiever gepost op social media. Bestaande besloten Facebookgroepen werden benut voor cliënten en hun netwerk. Zo hebben o.a. de Regenboogstraat, Activiteitencentrum Oosterschelde en de Cirkel een besloten groep om het netwerk van cliënten op de hoogte te houden van de activiteiten. Voor zelfstandig wonende cliënten hadden de maatregelen tot gevolg dat hun contactmogelijkheden zeer beperkt werden. Dit vraagt bijzondere aandacht.
Evaluatie
In het eerste half jaar is er onderzoek gedaan bij het netwerk van de cliënten. In het algemeen gaven de respondenten een ruim voldoende voor het beleid en voor de informatievoorziening. Zorgen waren er over het welzijn van de cliënten en mogelijke eenzaamheid.
In juni is er een onderzoek gehouden onder de medewerkers. Zij waren in het algemeen tevreden over de ondersteuning vanuit de organisatie en over de informatie. Tegelijkertijd gaven zij aan dat het wel een grote hoeveelheid informatie was, waardoor het soms moeilijk was bij te houden. Het ondersteunen van teams in hun proces naar zelfverantwoordelijkheid werd door de beperkingen wel belemmerd. Die situatie vroeg veel van de teams en van de teamcoaches.
De uitkomsten van de onderzoeken hebben geleid tot aanpassing van de maatregelen. Zo is het faseplan per locatie aangevuld met specifieke locatiegebonden punten, zodat het beter afgestemd was op de situatie daar. Ook is meer aandacht uitgegaan naar het welzijn en naar het voorkomen van eenzaamheid. Bezoekregelingen werden opnieuw bekeken en aangepast als dat mogelijk was.
Binnen het taakteam heeft om de paar maanden een globale evaluatie plaatsgevonden van frequentie, deelnemers en uitgebrachte adviezen. Zo nodig vond daarna bijstelling plaats.
Wat hebben we geleerd?
De coronacrisis heeft aangetoond dat we snel konden schakelen. We hebben na de eerste strikte maatregelen, die vooral waren ingestoken op het voorkomen van besmettingen, geleidelijk meer aandacht besteed aan het welzijn van de cliënten en hun netwerk.
We hebben geleerd anders om te gaan met de medezeggenschap; in de loop van het proces hebben we afspraken op voorhand gemaakt met de cliëntenraad. Een voorbeeld vormen de faseplannen waarin de maatregelen vooraf in overleg met hen al werden vastgelegd.
We hebben ook geconstateerd dat de aandacht aanvankelijk veel op preventieve en beperkende maatregelen lag. Er is in de loop van het proces meer aandacht besteed aan welzijn van cliënten. Bijzondere aandacht daarbij is nodig voor de zelfstandig wonende thuisbegeleidingscliënten.
Het lidmaatschap van het taakteam corona was een forse belasting voor de leden van dat team en het was dan ook noodzaak om na verloop van tijd te wisselen.
Het thuiswerken en digitaal vergaderen heeft aangetoond wat er op dat vlak mogelijk is. We hebben het thuiswerkbeleid naar aanleiding daarvan herzien. Ook vergaderen op afstand blijkt zeker wel mogelijk. We kunnen daar in de toekomst vaker gebruik van maken.
Tegelijkertijd hebben we geconstateerd dat voor een aantal onderwerpen vis-a-vis contact nodig blijft. Voor de toekomst kunnen we daar een mooie mix van maken.
We hebben meer inzicht gekregen in de mogelijkheden om digitaal contact te onderhouden en wat daar verder voor nodig is.
Wij hebben ons aangemeld voor een initiatief van de gemeenten in de Oosterschelderegio (SWVO) en de gecontracteerde zorgaanbieders voor de Maatwerkvoorziening Wmo om meer ruimte te geven aan digitale oplossingen en eHealth binnen de uitvoering van de Wmo en de Maatwerkvoorziening. Door Gors zal hierbinnen met name ingezet worden op een digitaal platform voor uitwisseling tussen professionals, digitale dagbesteding, inzet van beeldzorg en digitale alternatieven voor begeleiding thuis.
Wat moeten we nog ‘inhalen’?
Zodra de extra werkdruk door corona afneemt, zullen werkzaamheden weer opgepakt worden waar een achterstand is opgelopen. Hoewel we ernaar gestreefd hebben alles zoveel mogelijk voort te zetten, zijn er onderwerpen die vertraging hebben opgelopen. We maken daarvoor een plan van aanpak.