In september 2020 hebben we een grootschalige evaluatie uitgevoerd van het organisatieontwerp. Daaruit zijn de nodige aandachtspunten naar voren gekomen. Met 32 collega’s vanuit allerlei functies hebben we tijdens een grote bijeenkomst de aandachtspunten uit alle evaluaties verdeeld en besproken. Dat leverde veel suggesties op. We hebben die suggesties gebundeld en in een schema samengevat.
Uitwerking van de kernpunten
Kernpunten die in veel onderwerpen terugkomen zijn: de behoefte aan nabijheid, de hoeveelheid taken voor de taakhouders en teams en de dosering van informatie. In de uitwerking komen deze punten terug. Een aantal van die punten is opgepakt en aan andere wordt gewerkt. Zo is er een nieuw roosterbeleid geschreven dat meer duidelijkheid en afbakening moet brengen in het samenspel tussen team, taakhouder en roosterconsulent. Dat moet ervoor zorgen dat de druk op de taakhouder en het team afneemt.
Wat is er al in gang gezet?
Het nieuwe roosterbeleid ligt ter instemming bij de OR. Zodra er instemming is, wordt gestart met de uitvoering. Het roosterbeleid moet meer duidelijkheid en afbakening brengen in het samenspel tussen team, taakhouder en roosterconsulent. Dat moet ervoor zorgen dat de druk op de taakhouder en het team afneemt.
Een werkgroep is al een tijd aan de slag met de functiemix. Er worden opties uitgewerkt voor samenwerking tussen de verschillende functies binnen het team en rondom het team. Wie heeft welke rol? Wat doen de begeleiders 3 en 4 en wat doet de zorgregisseur en de gedragsdeskundige? Daarbij wordt ook de coördinatie in en rond het team meegenomen. Het gaat om de inhoud en om de werkprocessen. De uitwerking van de functiemix en de bijbehorende rollen moet een positieve invloed hebben op de mogelijkheden om in het team zaken te regelen en ook een antwoord geven op de behoefte aan nabijheid van verschillende disciplines. We verwachten dat er in de eerste maanden van 2021 besluitvorming zal zijn en dat daarna de uitvoering wordt opgepakt.
De teamcoaches zijn met enkele collega’s aan de slag gegaan om de taakhouderschappen te beschrijven en helder in beeld te brengen. Het doel is dat er meer duidelijkheid is over de invulling van het taakhouderschap en dat werkzaamheden die niet functioneel zijn voor het team, worden overgenomen. Zij zorgen voor een goede weergave van de taken in de vorm van kaarten en voor instructie van nieuwe taakhouders. We verwachten jullie in februari te kunnen informeren.
Wat zijn verdere plannen op korte termijn?
In de notitie Kaders en Speelruimte staat aangegeven dat de managers twee keer per jaar aansluiten bij de teams. Ze kijken hoe ze op momenten van de bespreking van de begroting en het jaarplan en reflectie aan kunnen sluiten en meer nabijheid kunnen bieden. Soms zal er ook in kleiner verband, bijvoorbeeld met taakhouders, overleg zijn. De caseload van de managers wordt momenteel bekeken en daarin wordt meegenomen of/hoe zij meer nabijheid kunnen bieden
We willen de informatie via Mijn Gors beter toegankelijk en vindbaar maken. In het eerste kwartaal van 2021 wordt daar een plan voor ontwikkeld. Jullie suggesties zijn welkom.
We zijn van plan om bij projecten en andere plannen de opdracht mee te geven om oplossingen te toetsen aan betrokkenen. De mensen die het betreft, kunnen dan gericht bevraagd worden. Ook daar denken we na over een vorm die jullie aan de ene kant de gelegenheid biedt om invloed uit te oefenen en tegelijkertijd niet een groot beslag op je tijd doet. Skype biedt in elk geval mogelijkheden om deel te nemen zonder reistijd kwijt te zijn.
Zie hier de pdf:
5A-Suggesties-mogelijke oplossingen na evaluatie organisatieontwerp