In het jaar 2020 is corona van invloed geweest op de manier van werken binnen Gors. In mei hebben we daarom een extra medewerkersonderzoek uitgevoerd. Hieruit is naar voren gekomen hoe medewerkers het werken in coronatijd ervaren, wat volgens hen goed gaat en wat zij graag verbeterd willen zien. Het onderzoek heeft een respons gekregen van 44,1%.
Trotspunten
Uit het onderzoek kwam naar voren dat we binnen Gors het meest trots zijn op de inspanningen van collega’s, samenwerking met collega’s en ons beleid op het gebied van coronamaatregelen en de communicatie daarover
Actiepunten
De zaken die we nog konden verbeteren zijn besproken in het corona taakteam en het Managementteam (MT) waarna de volgende 3 actiepunten zijn geformuleerd en uitgevoerd:
1. Aandacht & vormgeven aan de veiligheid en gezondheid van medewerkers
Medewerkers wilden graag meer persoonlijke beschermingsmiddelen of goede alternatieven en (meer) hygiënemaatregelen. De volgende zaken hebben we daarbij uitgevoerd:
- Vanwege de schaarste gaf de veiligheidsregio restricties voor uitgifte beschermingsmiddelen waaraan we ons moesten houden. Dit was dus niet alleen de keuze van Gors. We hadden hier mogelijk beter over moeten communiceren; niet alleen dat, maar ook beter verduidelijken waarom we niet op grote schaal beschermingsmiddelen konden verstrekken.
- Toen ze eindelijk voorradig waren, zijn stoffen mondkapjes verspreid over alle medewerkers voor gebruik bij zorg binnen 1,5 meter. Inclusief instructiekaart met info over hoe opzetten, veilig afzetten en wassen.
- Veiligheid en gezondheid opgenomen als onderwerpen in de handreiking DWL en thuisbegeleiding werkinstructies met verwijzing naar ’12 vragen’.
- Zuilen met daarop een pompje desinfecterende gel bij de ingang of in centrale ruimte van elke locatie.
- Facilitair plan van aanpak gemaakt voor veilig en verantwoord gebruik van Centraal Kantoor vanaf 1-9.
- Medewerkers die thuiswerken, hebben we ondersteund met voldoende hulpmiddelen (zoals laptopstandaard en los toetsenbord) zodat men gezond aan het werk kan blijven.
2. De wijze waarop we communiceren en verbinden verbeteren
Informatievoorziening was goed, maar soms zoveel dat het zoeken was waar je wat kon vinden. Medewerkers geven aan zich niet altijd voldoende gehoord of ondersteund te voelen. De manager en/of teamcoach was niet altijd voldoende dichtbij. De bereikbaarheid en zichtbaarheid van deze functies zouden veel beter kunnen. De volgende zaken hebben we daarbij gedaan:
- Al snel hebben we veel verbeteringen doorgevoerd. Alle informatie op Mijn Gors bij elkaar in 1 verplichte groep Corona updates, updates vastzetten, broadcasten, in Nieuws aandacht op nieuwe updates en veranderingen/aanpassingen in rode tekstkleur in handboekdocument ‘veelgestelde vragen’. Daarna zijn ‘veelgestelde vragen’ opgesplitst in 3 documenten per thema dat het zoeken en vinden vergemakkelijkt.
- De communicatie naar cliënten en/of netwerk op vrijdagmiddag is over het algemeen onhandig, we verplaatsen dit voortaan zoveel mogelijk naar begin van de week.
- Vragen gaan niet meer standaard naar het corona taakteam, maar naar teamcoach, zorgregisseur, gedragsdeskundige en manager. Zij schakelen met ondersteunende diensten, AVG en verpleegkundige wanneer nodig.
- Managers en teamcoaches nemen regelmatig contact op met teams om hen te kunnen ondersteunen waar nodig en verwijzen naar de informatie die voor hen van belang is.
- Taakhouders communicatie zijn gevraagd de informatie uit elke corona update op Mijn Gors binnen het team te delen.
- Medewerkers verwachten soms heel veel nabijheid van de manager, we verduidelijken dat dat in de praktijk vaak niet haalbaar is. De teamcoaches zijn op veel gebieden, zoals bij DWL, nu meer in de lead.
3. Duidelijkheid en aandacht over de toekomst van Gors en medewerkers
Voor sommige medewerkers is er onzekerheid over de toekomst. Bijvoorbeeld bij collega’s met tijdelijke contracten, maar ook medewerkers die zich zorgen maken over de financiële situatie van Gors. Het volgende hebben we gedaan:
- Informatie over onze financiële situatie is verstrekt via het bericht van Karin Smit over de jaarrekening op het intranet Mijn Gors.
- Managers delen de op locatieniveau uitgewerkte 4-maandsrapportages met teams en bespreken met teams waar acties benodigd zijn en/of er vragen zijn over de toekomstperspectieven bij teams.
Conclusie
Samengevat waren de acties gekoppeld aan wat er wordt gevraagd bij corona. Veiligheid en gezondheid van medewerkers speelde onder de medewerkers. Alsmede communicatie binnen de organisatie. Middels communicatie op Mijn Gors en het blijven ontwikkelen van het corona taakteam is hier getracht invulling aan te geven. Daarnaast is direct getracht vanuit verschillende hoeken, zoals de facilitaire dienst en teamcoaches, verbinding te houden met teams en behoeftes in kaart te brengen.