Het woord corona hoeft maar te vallen en iedereen heeft daar een beeld bij. Woorden als lockdown, quarantaine, testen en vaccineren domineerden het nieuws in het afgelopen jaar. Vanzelfsprekend had dit alles grote invloed op de medewerkers en de personele bezetting. “Het was een intensief jaar. Desondanks hebben we getracht alles zo goed mogelijk te organiseren en daarover zo goed mogelijk te communiceren met de medewerkers”, aldus Ronald van Os, preventiemedewerker/gezondheidsadviseur.
De personele bezetting vergde dit jaar speciale aandacht. Over de hele linie lukte het desalniettemin om de roosters grotendeels ingevuld te krijgen, ondanks de effecten van de coronapandemie. De inzet van alle medewerkers was daarbij onmisbaar. “We hebben het gered, maar het was soms op het randje. Zo was met de ondernemingsraad de afspraak gemaakt dat we mensen met klachten zouden mogen inzetten als de personele bezetting daar om vroeg en om zorg te kunnen blijven bieden. Dat is uiteindelijk nooit nodig geweest.” Naast de roosters ging veel aandacht uit naar het welbevinden van de medewerkers zelf. “Vooral in de beginfase van de uitbraak moest er veel geregeld en georganiseerd worden. Dagbestedingslocaties gingen dicht, veel medewerkers gingen vanuit huis werken en kwetsbare medewerkers kregen, waar mogelijk, vervangend werk aangeboden. Verder was er veel angst en onzekerheid vanwege de onbekendheid met het virus.”
Ziekteverzuim en testbeleid
Ronald vertelt dat de verzuimcijfers het afgelopen jaar gestegen zijn. Dat is conform het landelijke beeld. De cijfers vergen wel enige nuance. “Door het coronavirus bleven medewerkers ook met lichte klachten thuis. Normaliter zouden ze daarmee waarschijnlijk wél naar het werk zijn gekomen. We hebben gelukkig weinig serieuze besmettingen gehad. Een beeld dat ook in Zeeland als geheel zichtbaar was. Naast ziekte of gezondheidsklachten hadden we dit jaar natuurlijk ook te maken met medewerkers die verplicht in quarantaine moesten of de uitslagen van een coronatest afwachtten. Dat verlof hebben we geregistreerd onder bijzonder verlof.” Het coronatestbeleid ontwikkelde zich gaandeweg. “We hebben dit op verschillende manieren georganiseerd, afhankelijk van de situatie op dat moment.”
Corona-mailbox
De communicatie met de medewerkers werd grotendeels gedaan door het taakteam corona. Zo werden er regelmatig corona-updates verspreid met informatie over de nieuwste richtlijnen, maar ook tips en adviezen. Het uitgangspunt was steeds de medewerkers goed en adequaat informeren, maar niet overladen met allerlei informatie en hulpaanbod. “Medewerkers die thuis moesten werken, werden zoveel mogelijk gefaciliteerd met onder andere een laptop en toetsenbord. Verder was het advies steeds om zaken in teamverband te bespreken of met de teamcoach. Jammer was dat die ook een periode niet op de locaties werkten en dus uitsluitend via beeldbellen bereikbaar waren. Voor wie daaraan behoefte had, was een externe coach beschikbaar. Daar kunnen medewerkers altijd een beroep op doen en dus nu ook. Ondanks corona is dat dit jaar niet veel vaker gebeurd”, aldus Ronald. Tot slot vertelt hij over de corona-mailbox, die zeker in de eerste golf zwaar bemand werd. “We hadden een team van zes mensen om alle e-mails te beantwoorden. Dat ging zelfs ’s avonds en in de weekenden door. Daarvan is veel gebruik gemaakt, maar gaandeweg is het afgeschaald.”
Samen gedaan
Ronald ziet dat communicatie belangrijk is geweest, ook binnen de teams onderling, en met de managers, teamcoaches en roosterconsulenten. “Doel was steeds medewerkers te laten voelen dat ze er niet alleen voor stonden. We hebben daarin zo goed mogelijk gecommuniceerd. Ik hoop we dat daarmee ook daadwerkelijk iedereen op de werkvloer hebben bereikt.”
